• kontakt@miedzynarodowyfestiwalperkusyjny.pl

Organizacja konferencji - Poradnik

Organizacja konferencji - Poradnik

Organizacja konferencji jest tylko trochę łatwiejsza, od organizacji wesela – z tym, że tu przynajmniej nie zostaje nam w spadku teściowa. Aby jednak konferencję (mimo braku toksycznych egzemplarzy) można było uznać za udaną, należy dobrze przemyśleć szereg zagadnień, a przede wszystkim – opracować plan.

Po pierwsze – ustalamy profil, budżet i listę gości

Pierwszą kwestią, jaką należy rozpracować jest cel naszej konferencji, a co za tym idzie – liczba i charakter gości, jakich chcemy zaprosić. Nieco inaczej bowiem będziemy się zabierać za przygotowanie imprezy dla klientów, a inaczej – dla kadry zarządzającej naszych kontrahentów. Warto tez dokładnie określić budżet, pamiętając, co wchodzi w jego skład, a wbrew pozorom, nie jest to tylko wynajęcie sali i barku kawowego.

Po drugie – planujemy scenariusz

Udana konferencja to nie tylko ciekawe odczyty prelegentów – to również ustawienie ich w odpowiedniej kolejności, dogranie przerw, ewentualnych poczęstunków, prezentacji oraz atrakcji. Warto zadbać o to, by żaden z prelegentów nie przemawiał zbyt długo oraz by nie przyćmił pozostałych ani pod względem technologicznym, ani żadnym innym.

Po trzecie – ustalamy harmonogram

Organizacja konferencji to również odpowiednie dogranie terminów, co z kolei wiąże się z wysyłaniem wielu zapytań, porównywaniem ofert i tym podobnymi atrakcjami. Niestety, musimy przez to przejść (chyba, że zlecimy wszystko zewnętrznej firmie, co tez jest ciekawym rozwiązaniem), ale w każdym przypadku warto ustalić nieprzekraczalny termin, w jakim dane zagadnienie musi zostać zamknięte, a umowa z podwykonawca – podpisana. Dobra metoda jest prowadzenie wszystkiego w dokumentach Google, do których dostęp będą mieć wszystkie osoby z naszej firmy, zaangażowane w organizację konferencji.

Po czwarte – Wybieramy lokalizację

Lokalizacja konferencji ma kluczowe znaczenie dla jej powodzenia. Wybierając sale konferencyjną, warto zapytać nie tylko o cenę i dostępny termin, ale również o takie rzeczy, jak nagłośnienie, multimedia, a nawet sprawna klimatyzacja. Duże znaczenie ma również łatwość dojazdu, a kiedy już uda się szczęśliwie dotrzeć na miejsce – możliwość zaparkowania samochodów.

Po piąte – zapraszamy gości

Zaproszenia powinny być wysłane odpowiednio wcześnie, a także, co niezmiernie ważne, powinny zawierać termin, do którego oczekujemy potwierdzenia przybycia. Warto również pokusić się o stworzenie prostej strony WWW, która będzie zawierała te informacje, które nie zmieszczą się na zaproszeniach, a które mogą być istotne dla gości, jak np. tematy prelekcji, możliwość skorzystania z wifi (przydatne, jeśli prelekcje okażą się nudne), a także możliwość zapewnienia transportu bądź noclegu dla osób, które przyjadą z daleka.

I po szóste – jak się podobało?

Niezmiernie istotnym, a często zaniedbywanym elementem organizacji konferencji, jest tak zwany follw-up, czyli... zapytanie uczestników o wrażenia. Możemy przeprowadzić tę operacje w formie ankiety, ale zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest krótka rozmowa telefoniczna, w czasie której zapytamy o wrażenia i ewentualne sugestie. Warto pamiętać, że taki follow-up to nie tylko pytanie o informację zwrotną, ale też możliwość podtrzymania więzi z klientem czy kontrahentem, a co za tym idzie – przywiązania go do naszej marki: tacy fajni jesteśmy, że troszczymy się o wszystko – i jak tu u nas nie kupować

Zobacz